Politica de confidențialitate

1. Cine suntem și cum ne scrii

Datele sunt prelucrate de Sapienso Young SRL, cu sediul în București, Sector 1, Str. Cornățel nr. 11A, Parter, Ap. 7, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/22899/2022, CUI 47192352.

Pentru orice întrebare sau cerere legată de datele tale ne scrii la contact@sapienso.ro sau ne suni la 0775 336 426. Răspundem în cel mult 30 de zile.

2. Formularul de contact

Când ne scrii prin formularul de pe site, ne lași numele, rolul în asociație, numele asociației, localitatea, telefonul, adresa de email și mesajul tău. Le folosim cu un singur scop: să îți răspundem la solicitare și, dacă vrei, să îți pregătim o ofertă. Mesajul ajunge pe emailul nostru prin serviciul Resend.

Nu te abonăm la nimic și nu îți trimitem reclame. Dacă nu devii client, ștergem datele din formular după 24 de luni de la ultimul nostru schimb de mesaje. Dacă devii client, ele trec în dosarul contractului.

Dacă ești administrator sau președinte de asociație și ceri un cont pe pagina „Creează cont”, ne lași numele, funcția, numele asociației, localitatea, adresa de email și, dacă vrei, numărul de apartamente, telefonul și un mesaj. Le folosim doar ca să verificăm cererea și să îți deschidem contul. Cererea ajunge pe emailul nostru, iar când îi răspundem, răspunsul pleacă direct pe adresa ta. O păstrăm la fel ca mesajele din formular: 24 de luni dacă nu devii client, iar dacă devii, trece în dosarul contractului. Codul derivat din adresa IP, folosit doar ca să limităm abuzul, îl ștergem după 30 de zile.

3. Calculatorul de calorifer cu poză

Pe pagina calculatorului de calorifer poți trimite o fotografie a caloriferului tău, după ce bifezi că ești de acord. O folosim cu un singur scop: să recunoaștem tipul caloriferului și câți elemenți are sau cât e de lung, ca să-i calculăm puterea din catalog și să o comparăm cu necesarul camerei. Nu descriem persoane, obiecte sau încăperea.

Ce se păstrează. Fotografia, micșorată în telefonul tău înainte de trimitere (fără originalul și fără datele de locație din fișier); tipul recunoscut și corecția ta; datele camerei (suprafață, poziție în bloc) și verdictul; un cod derivat din adresa IP (nu adresa în clar), folosit doar ca să limităm abuzul. Nu păstrăm identificatorul browserului. Un cookie tehnic, valabil 30 de zile, leagă analizele de telefonul de pe care le-ai făcut; nu e folosit pentru publicitate.

Cât timp. Fotografia și codul derivat din IP se șterg automat după 30 de zile de la analiză. Fără cont, restul datelor analizei rămân tot 30 de zile, cât e valabil cookie-ul.

Cine mai vede poza. Pentru recunoașterea tipului, fotografia este transmisă furnizorului nostru de model de inteligență artificială, Anthropic, exclusiv pentru această prelucrare; conform termenilor săi comerciali, datele transmise prin interfața de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor. Nu o transmitem nimănui altcuiva și nu o folosim pentru profilare.

Nu pune persoane în cadru. Pozează doar caloriferul, din față — nu avem nevoie de nimic altceva. Dacă vrei ștergerea înainte de termen, scrie-ne la contact@sapienso.ro.

4. Explicarea fișei de repartizare

Pe pagina calculatorului de calorifer și în articolele de pe blog poți încărca fișa individuală de repartizare a căldurii (fluturașul), ca poză, PDF sau captură de ecran, după ce bifezi că ești de acord. O folosim ca să îți explicăm, în cuvinte simple, sumele de pe ea: partea comună, partea după repartitoare și suprafața luată în calcul. Nu ai nevoie de cont.

Ce se păstrează. Documentul încărcat (poza, micșorată în telefon înainte de trimitere, fără datele de locație din fișier; PDF-ul așa cum l-ai trimis), datele citite din el (perioada, suprafața, sumele), explicația primită și momentul în care ți-ai dat acordul. Un cod derivat din adresa IP (nu adresa în clar), folosit doar ca să limităm abuzul, se șterge după 30 de zile. Un cookie tehnic, valabil 30 de zile, leagă încărcările de telefonul de pe care le-ai făcut; nu e folosit pentru publicitate. Dacă ceri explicația și pe email, păstrăm adresa ca să ți-o putem trimite și ca să te putem găsi dacă ne ceri ștergerea. Când lași adresa, ea și fișa trimisă ajung și în căsuța noastră de email, contact@sapienso.ro, ca să putem reveni dacă e nevoie. Îți scriem despre serviciile Sapienso doar dacă bifezi separat că vrei asta.

Cât timp și de ce. Spre deosebire de poza de calorifer, documentul și datele din el rămân la noi și după 30 de zile: sunt exemple reale cu care ne îmbunătățim asistentul care explică repartizarea căldurii. Nu le publicăm, nu le transmitem altor firme și nu le folosim pentru profilare sau publicitate. Poți cere ștergerea oricând la contact@sapienso.ro și o facem în cel mult 30 de zile.

Cine mai vede documentul. Pentru citirea lui, documentul este transmis furnizorului nostru de model de inteligență artificială, Anthropic, exclusiv pentru această prelucrare; conform termenilor săi comerciali, datele transmise prin interfața de programare nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor. Nu îl transmitem nimănui altcuiva.

Un sfat. Dacă pe fișă apar numele sau adresa ta, le poți acoperi înainte de poză. Explicația nu are nevoie de ele și nu le reproducem.

5. Întreabă legea

Pe pagina /intreaba poți scrie o întrebare despre asociația de proprietari, întreținere, căldură sau apă și primești un răspuns construit din textul Legii 196/2018 și al Ordinului ANRE 7/2024, cu articolele citate. Nu ai nevoie de cont.

Ce se păstrează. Păstrăm întrebarea așa cum ai scris-o, răspunsul, articolele citate și votul tău; dacă ceri răspunsul pe email, și adresa. De la a doua întrebare îți cerem adresa de email, iar răspunsurile următoare îți vin automat și pe email. Dacă legea nu dă un răspuns și ceri unul scris, întrebarea ajunge la un om din echipa Sapienso, care îți răspunde pe adresa lăsată. Când lași adresa, ea și întrebarea ta ajung și în căsuța noastră de email, contact@sapienso.ro, ca să putem reveni dacă e nevoie. Un cod derivat din adresa IP, folosit doar ca să limităm abuzul, se șterge după 30 de zile; același cookie tehnic de 30 de zile ca la explicarea fișei leagă întrebările de telefonul tău. Reținem și de unde ai ajuns pe site — numele site-ului de pe care ai venit și eticheta campaniei, dacă există în adresă — ca să știm ce ne aduce întrebări; fără identificatori de clic și fără adresa paginii.

Un sfat. Nu scrie nume, adrese sau alte date personale în întrebare; dacă apar, nu le folosim și le poți cere șterse la contact@sapienso.ro.

Cât timp și de ce. Întrebările și răspunsurile rămân la noi ca exemple cu care îmbunătățim asistentul; nu le publicăm și nu le transmitem altor firme. Pentru răspuns, întrebarea este transmisă furnizorului nostru de model de inteligență artificială, Anthropic, exclusiv pentru această prelucrare. Răspunsul nu e un sfat juridic.

6. Portalul proprietarilor și platforma

Dacă asociația ta are contract cu noi, datele despre apartamentul tău nu vin de la tine, ci de la asociație: numele proprietarului, numărul apartamentului, suprafața utilă, caloriferele din apartament (tipul, mărimea, camera în care sunt), citirile contoarelor de apă și procesele-verbale semnate la inventariere. Asociația rămâne răspunzătoare de aceste date, iar noi le prelucrăm în numele ei, pe baza contractului și a acordului de prelucrare semnat cu ea.

Le folosim doar pentru ce am fost angajați: calculăm repartizarea lunară a costurilor, îi predăm asociației centralizatorul pentru lista de plată și îți arătăm în portal fișa ta, cu costul pe fiecare calorifer, partea comună și istoricul. Nu le folosim pentru publicitate și nu le vindem nimănui.

Contul de portal se deschide la invitația asociației sau la cererea ta, pe adresa de email pe care o dai, cu o parolă aleasă de tine. În portal îți vezi doar apartamentul tău. Dacă îți introduci singur indexul contoarelor de apă, păstrăm indexul, data și, când o trimiți, poza contorului, ca dovadă pentru asociație.

Cât timp ținem datele: pe durata contractului cu asociația. Citirile, repartizările și documentele care dovedesc calculul le păstrăm 10 ani de la data lor, ca să poată fi verificate la orice contestație. La încetarea contractului, asociația alege dacă primește datele înapoi sau le ștergem, în afara celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

Dacă vrei să vezi, să corectezi sau să ștergi ceva din datele tale din portal, cererea merge în primul rând la asociație, fiindcă ea este cea care ni le-a încredințat. Ne poți scrie și nouă; o trimitem asociației și o rezolvăm împreună.

Dacă pui în portal o întrebare despre apartamentul tău, întrebarea și datele apartamentului de care e nevoie pentru răspuns (fișa de repartizare, citirile contoarelor, caloriferele, lista de întreținere) ajung la furnizorul modelului de inteligență artificială de la punctul 8, doar ca să primești răspunsul. Datele altor apartamente nu pleacă niciodată. Păstrăm întrebarea, datele folosite, răspunsul și votul tău, ca să verificăm și să îmbunătățim răspunsurile pentru asociația ta, și le ștergem oricând ne ceri, la contact@sapienso.ro.

7. Cookie-uri

Folosim doar cookie-uri tehnice, fără de care site-ul și portalul nu ar funcționa: unul care te ține conectat în portal și unul valabil 30 de zile, pe paginile publice, care leagă de telefonul tău analizele de calorifer, fișele încărcate și întrebările puse, ca să le poți vedea la revenire și ca să limităm abuzul.

Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire fără acordul tău. Pe site există o etichetă Google Ads care pornește în regim fără consimțământ și nu pune cookie-uri; dacă vom cere vreodată acordul pentru ele, o vom face printr-o fereastră separată, înainte, iar refuzul nu îți ia nimic din ce oferă site-ul.

8. Cui mai ajung datele

Nu transmitem datele tale altor firme pentru scopurile lor. Le prelucrăm pe serviciile de mai jos, care lucrează doar la comanda noastră:

1. Supabase, Inc. — baza de date și conturile, găzduite în Irlanda, în Uniunea Europeană.
2. Vercel, Inc. — găzduirea site-ului, a platformei și a portalului.
3. Resend, Inc. — trimiterea emailurilor (invitații în portal, notificări, mesajele din formular).
4. Anthropic, PBC — modelul de inteligență artificială care recunoaște caloriferul din poză, citește fișa sau factura și răspunde la întrebări; conform termenilor săi comerciali, datele transmise nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
5. Google — eticheta Google Ads de pe site, descrisă la cookie-uri.

Unii dintre acești furnizori sunt firme din Statele Unite. Cu fiecare avem un acord de prelucrare a datelor, iar transferurile se fac pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

Transmitem date și când legea ne obligă, de exemplu la cererea unei autorități.

9. Drepturile tale

Poți să ne ceri oricând să îți spunem ce date avem despre tine, să le corectăm, să le ștergem, să oprim o anumită prelucrare sau să ți le dăm într-un fișier pe care îl poți lua cu tine. Acolo unde prelucrarea se bazează pe acordul tău, ți-l poți retrage oricând, fără să afecteze ce s-a făcut până atunci.

Ne scrii la contact@sapienso.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile. Dacă nu ești mulțumit de răspuns, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro.

10. Cum protejăm datele

Datele circulă criptat între tine și noi, sunt stocate la furnizori cu certificări de securitate, în Uniunea Europeană, și sunt accesibile doar persoanelor care lucrează la serviciul tău, pe bază de conturi individuale și drepturi limitate la ce au nevoie. Acțiunile importante asupra datelor sunt înregistrate, ca să putem arăta cine a făcut ce. Dacă s-ar întâmpla un incident care îți afectează datele, anunțăm asociația și, când legea o cere, pe tine și autoritatea, fără întârziere.

11. Schimbări ale acestei politici

Când schimbăm ceva important, actualizăm versiunea și data de la începutul paginii. Dacă schimbarea te privește direct, de exemplu un scop nou, îți cerem acordul înainte.